为提高大批量访客（20人及以上）申请入校备案工作效率和服务水平，加强校园安全管理，信息中心继上线“长期出入校人员备案系统”后又推出“批量访客活动备案系统”，面向各学院、部门使用。系统操作说明如下：

一、备案流程

按照“谁主办，谁负责”的原则，学校大批量访客进出校园须由校内业务归口单位统一审批备案。备案流程：业务部门经办人录入大批量访客出入校信息——系统自动发送访客通行码。

二、操作流程

（一）备案登记

1.登录网上办事大厅（https://ehall.hznu.edu.cn/），搜索【访客活动备案】，点击数据服务。

或 在【数据中心】 → 【数据应用】→【访客活动备案】，点击进入。

2.选择【预约进出记录】 → 【访客活动备案】，点击【新增】，创建备案信息。

3. 填写活动名称、活动开始时间、活动结束时间，填写对应的活动负责人，活动说明，点击【提交】。活动的起止时间，是指访客入校的起止时间。活动负责人，可以在后期的【微门户】 →【访客预约】中查看到本次活动参与人员。

4.点击【导入名单】，初次导入，请先【点击下载模板文件】，录入数据，数据核验无误后，点击【导入】进行操作。批量访客人员需在20人及以上，20人以下的须通过单个访客申请备案。

5.导入数据校验，手机号和证件号的列表，建议在导入前进行数据校验。在右侧的空白文本框，写入公式：手机号 =len(B2)，身份证 =len(C2)，选中格式往下拉。须确保手机号码和身份证号码唯一，不可重复。

6. 导入名单后，点击【编辑名单】，查看数据校验结果。如果该行没有标红，且文字显示【核验成功】，表示数据核验通过。

7. 如果该行数据没有标红，同时文字显示【核验成功】，表示数据核验通过。

8. 如数据有误，点击【编辑】，修改完成后，点击【保存】。

9.确认数据无误后，点击【提交】即完成活动备案。最后提交时，会再次核验活动的参加人员，人员必须要大于等于20人以上。

10.活动提交后，当前状态从【未提交】到【已提交】。【参加人数】表示最后成功收到访客码的人员数量。

注：页面显示【参加人数】为空是因为尚未提交，提交后方可显示备案人数。

三、 其它说明

1.批量访客备案适用名单在20人及以上。少于20人的，须通过单个访客申请备案。

2.批量访客访校最长时间为一个月。

3. 准确的导入数据格式为：数据格式校验通过 + 手机号无重复 + 身份证号无重复。导入前，请先核实导入人员信息，确保手机号码和身份证号码没有空格，且唯一。

4.活动状态说明：

未提交：表示创建备案活动，但未到审核节点；

已提交：备案信息已通过。

5.参加人数即为申请人导入的人数。

6.已导入人数为初步导入的人数。

7.访客会在审批通过后，15分钟内将会收到有通行码的短信。

8.如遇系统使用问题，可联系信息中心，联系人：杨丽梅，电话：28861659。