为提高大批量访客(20人及以上)申请入校备案工作效率和服务水平,加强校园安全管理,信息中心继上线“长期出入校人员备案系统”后又推出“批量访客活动备案系统”,面向各学院、部门使用。系统操作说明如下:
一、备案流程
按照“谁主办,谁负责”“谁审批,谁负责”的原则,学校大批量访客进出校园须由校内业务归口单位统一审批备案。备案流程:业务部门经办人录入大批量访客出入校信息——所在单位负责人审核——系统自动发送访客通行码。
二、操作流程
(一)备案申请
1.登录网上办事大厅(https://ehall.hznu.edu.cn/),搜索【访客管理】,点击数据服务。
或 在【数据中心】 → 【数据应用】→【访客管理】,点击进入。
2.选择【访客活动备案】模块,点击【新增】,创建备案信息,填写活动名称、活动开始时间、活动结束时间,点击【提交】。如有活动备案表,请同步上传附件信息。活动的起止时间,是指访客入校的起止时间。
3.点击【导入名单】,初次导入,请先【下载模板】,录入数据,数据核验无误后,【选择文件】进行导入,点击【提交】。批量访客人员需在20人及以上,20人以下的须通过单个访客申请备案。
4.导入数据校验,手机号和证件号的列表,建议在导入前进行数据校验。在右侧的空白文本框,写入公式:手机号 =len(B2),身份证 =len(C2),选中格式往下拉。须确保手机号码和身份证号码唯一,不可重复。
5.导入名单后,点击【编辑名单】,查看数据校验结果。如果该行数据没有标红,【手机号重复】【身份证重复】值为空,同时【格式校验 = 通过】,表示数据核验通过。
6.如数据有误,点击【修改】,修改完成后,点击【提交】。
7.确认数据无误后,点击【提交】即完成活动备案,待审核。最后提交时,会再次核验活动的参加人员,人员必须要大于等于20人以上。
8.活动提交后,当前状态从【未提交】到【审核中】。
注:页面显示【已导入人数】为0是因为尚未审核通过,待审核通过后方可显示备案人数。
(二)备案审核
1.登录网上办事大厅(https://ehall.hznu.edu.cn/),搜索【访客管理】,点击数据服务。
或 在【数据中心】 → 【数据应用】→【访客管理】,点击进入。
2.点击【访客活动备案审核】,查看备案名单,确认无误后点击【通过】
3.审批通过后,【已导入人数】即为能收到“访客通行码”短信的人数。
三、 其它说明
1.批量访客备案适用名单在20人及以上。少于20人的,须通过单个访客申请备案。
2.批量访客访校最长时间为一个月。
3. 准确的导入数据格式为:数据格式校验通过 + 手机号无重复 + 身份证号无重复。导入前,请先核实导入人员信息,确保手机号码和身份证号码没有空格,且唯一。
4.审核状态说明:
未提交:表示创建备案活动,但未到审核节点;
审核中:申请人已提交,当前处于审核节点;
审核通过:备案已审批通过。
5.参加人数即为申请人导入的人数。
6.已导入人数为收到访客通行码的人数。
7.访客会在审批通过后,15分钟内将会收到有通行码的短信。
8.如遇系统使用问题,可联系信息中心,联系人:杨丽梅,电话:28861659。